(CESPE/ABIN/Agente Técnico de Inteligência/2010)A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica.
“Desde que se começou a registrar a história em documentos, surgiu para o homem o problema de organizá-los”. (Theodore. R. Schellenberg)De acordo com a lei 8.159/1991 gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. “Conjunto de procedimentos e operações técnicas”.No que consistem esses procedimentos e técnicas?Tratam-se das técnicas e procedimentos utilizados, tais como: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Segundo Marilena Leite Paes, a partir do conceito de gestão documental dado pela lei 8.159/1991, pode-se destacar três momentos distintos da gestão documental: produção, utilização e destinação.Produção - Refere-se à produção do documento em função da atividade da organização. Percebam que esta fase não tem a participação do setor de arquivo, a não ser pela produção dos seus próprios documentos, pois esta fase é marcada pela produção documental de cada setor da organização.Utilização - Segundo Marilena Leite Paes, esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação da informação, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.Destinação - Considerada a fase mais complexa dentre as três, a destinação consiste em determinar o tempo que o documento deverá permanecer em arquivo - para tanto é elaborado um instrumento chamado Tabela de Temporalidade de Documentos (que veremos mais adiante) -, estabelece quais documentos deverão ir para o arquivo permanente e quais documentos serão encaminhados para eliminação.Vamos analisar os erros da questão:1º “A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário”. Consoante a lei 8.159/1991 a gestão de documentos tem início já na produção ou recebimento do documento e não somente quando o documento alcança valor secundário.2º “documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica”. Os documentos passam a constituir fontes para pesquisa história na TERCEIRA IDADE (arquivo permanente).Sendo assim, questão totalmente ERRADA
Essa questão é parte integrante do curso Arquivologia para o TRE-RJ, disponível no Estratégia Concursos, pelo link:
